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Mejora la productividad de tu negocio usando herramientas para compartir archivos

En muchas ocasiones los empleados necesitan compartir archivos entre sí y trabajar con ellos de forma colaborativa. Si no se dispone de las herramientas adecuadas, esta tarea que a priori parece de lo más simple, se puede convertir en un engorro que retrase a los trabajadores en sus tareas.

Te explicamos cómo mejorar la productividad usando Office 365

Esto es lo que pasa cuando no se usan herramientas para compartir archivos

En el momento de confeccionar un documento de forma conjunta entre varias personas, es necesario llevar un control sobre quien puede editar en cada momento o bien generar diversas versiones del mismo. Además, súmale esos casos en los que cada versión de un documento debe ser aprobada por uno de los miembros del equipo (o varios de ellos).

La gestión de quien puede editar suele ser un caos si hay muchos colaboradores, mientras que un control de versionado supone tener que comparar y unificar muchos documentos, teniendo que hacer más cambios en ocasiones para poder unificar las diferentes partes.

También es necesario que quien modifica una versión de un documento no elimine partes que un compañero ya haya podido incluir, por no mencionar que es posible que se edite un fichero cuando ya hay una versión más reciente del mismo sin que tengamos constancia de ello.

Las tareas de gestión y sincronización del equipo son bastante complejas, requieren mucha comunicación y nadie las quiere llevar a cabo, ya que se acaban generando conflictos innecesarios y suele ser muy habitual que parte del trabajo hecho se pierda y se tenga que repetir o comparar entre versiones antiguas de los documentos.

La solución: herramientas de edición colaborativa

En muchas ocasiones una tarea tediosa puede ser resuelta por un tercero que es especialista en llevarla a cabo y nos quita una carga importante de trabajo para poder centrarnos en las tareas que de verdad son nuestro foco.

Existen herramientas muy útiles que permiten a los trabajadores hacer sus tareas como un equipo de verdad y generar documentos de forma colaborativa sin ninguna de las complicaciones mencionadas arriba.

Estas herramientas suelen ser soluciones basadas en el Cloud, por lo que nos beneficiamos de las ventajas de migrar los datos de tu empresa a la nube. Más concretamente, será posible editar documentos sin tener que gestionar quién puede hacerlo en cada momento, nos olvidaremos de tener que mantener y unificar diferentes versiones y no se va a tener que hacer un mismo trabajo dos veces.

Con herramientas Cloud para compartir y colaborar con archivos, los usuarios pueden editar simultáneamente un fichero, pudiendo ver qué hace el resto del equipo y evitando machacar el trabajo de un compañero.

A medida que se van añadiendo y guardando cambios, se generan diferentes versiones de cada documento por si en algún momento es necesario acceder a información que, por error humano, se haya podido perder. Evitamos así conflictos internos generados por la complejidad de gestionar equipos y documentos de forma arcaica.

Con las herramientas de colaboración en la nube las tareas de gestión más tediosas que se requieren se hacen automáticamente de forma transparente al usuario, lo que nos supone un ahorro muy importante en tiempo, dinero y frustraciones.

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