Por qué deberías usar calendarios compartidos en tu empresa
Hay muchas empresas que dependen del trabajo en equipo y de la coordinación de sus miembros. Cuando la sincronización entre trabajadores es clave para el buen desarrollo del negocio es necesario proporcionar la herramienta adecuada para que puedan organizarse sin complicaciones.
Los calendarios compartidos nos aportan beneficios de gran impacto cuando la organización y coordinación son críticas. Sea del tipo que sea tu empresa, usar calendarios compartidos te ayudarán a mejorar el funcionamiento de tu negocio.
Siempre sabes lo que está haciendo cada compañero
Disponer de una visión general de las tareas o visitas de cada trabajador mejora la productividad, nos facilita la distribución de tareas, concreción de visitas o planificación de reuniones. No tenemos que preguntar a cada uno donde va a estar en un momento dado para poder cuadrar una fecha en común.
Simplemente tendremos que buscar un hueco en el calendario que cumpla nuestros requisitos y añadir la información que nos interese. En ese momento todos los trabajadores que tengan que asistir al evento sabrán que tienen una nueva asignación en la fecha y hora indicadas.
Ahorro de tiempo
Es evidente que al ver qué hace cada compañero nos ahorramos preguntar a cada uno su disponibilidad, podemos ir directos al grano al planificar la asistencia a cualquier tipo de evento o reunión.
No tendrás que ir detrás de trabajadores que van siempre liados para quedar con ellos ni ellos tendrán que perseguirte cuando tú no estás disponible. Eliminamos de este modo el tiempo necesario que requiere concretar una fecha común entre varios compañeros.
Ninguna otra reunión o evento se van a olvidar
No disponer de un calendario compartido puede hacer que se olviden algunas cosas. Todos tenemos mucho trabajo que hacer cada día y si nos dicen de palabra que tal día a tal hora hay un evento concreto al que debemos asistir, puede ser que nos olvidemos de él.
Cuando todos nuestros compromisos laborales están en apuntados en un calendario compartido, recibiremos los avisos que necesitamos en el momento adecuado para que no olvidemos nunca nada.
Se lo pones fácil a tus clientes
No hace falta que te pongas de acuerdo con cada uno los clientes que tienes para planificar una reunión. Vamos a darle la vuelta a la tortilla. Ellos serán los que abrirán tu calendario de disponibilidad y te asignarán una visita en uno de tus huecos libres.
De este modo se simplifica mucho el proceso de planificar un momento idóneo para todos y mejoramos la productividad al poder dedicar el tiempo que se requiere en otras tareas.
Aunque no siempre interese compartir la información que introducimos en el calendario, siempre vamos a beneficiarnos de muchas formas al compartir por lo menos nuestra disponibilidad y conocer la de los demás.
Usar calendarios compartidos es una de las formas más básicas de las que dispone un equipo de trabajo para organizar su día a día. Son simples, fáciles de usar y nos ahorran mucho tiempo.
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