Qué es un sistema de gestión documental y por qué es importante

A muchas personas les gustan las situaciones donde impera el caos. Dicen que ese caos les ayuda a ser más creativos. Y seguramente tienen razón cuando se trata de situaciones particulares donde no dependen de nadie y nadie depende de ellos. Pero eso no es fácil que funcione en un negocio, donde la gente necesita trabajar con las herramientas de productividad más adecuadas para hacer el trabajo de forma correcta.

Imagina que ese caos se apodera de todos los documentos de tu empresa y llega el día que necesitas encontrar algo importante y no lo encuentras por ningún lado. Imagina que ese documento es vital para tu organización y que mucha gente depende de que tú encuentres ese papel. Puede ser el documento de especificaciones técnicas de un proyecto que debe comenzar justo en cierto momento y no tener retrasos a no ser que quieras que tu empresa se enfrente a un litigio. O puede ser la documentación de algún impuesto importante que debes presentar hoy. En estos casos es cuando echas en falta un sistema de gestión documental.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

El término “sistema de gestión documental” se refiere a un software que te permite almacenar y realizar un seguimiento de documentos electrónicos. Si bien esta es la función más básica de cualquier sistema de gestión documental, normalmente vienen junto con una gran variedad de características.

Puedes encontrar sistemas de gestión documental de muchas formas y tamaños. Algunos son independientes, lo que significa que son programas diseñados con el único propósito de ayudar a los usuarios con la gestión de archivos y documentos. Otros forman parte de una suite de productos más robusta que contienen una serie de otras herramientas de negocio relacionadas, como calendarios, mensajería, blogs, wikis y seguimiento de casos, solo por nombrar unos pocos.

El software de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar en un mismo lugar documentos en papel con otros archivos digitales. Los documentos físicos, como cheques y tarjetas de visita, por ejemplo, se escanean y su versión digital es importada por el sistema de gestión documental. Los formatos de archivo que soporta un software de gestión documental pueden variar desde documentos de Word, hojas de cálculo Excel, presentaciones de PowerPoint, archivos PDF, y así sucesivamente.

Los componentes básicos de un sistema de gestión documental son:

Almacén de documentos.
Check-in/check-out
Coordinación para edición simultánea
Control de acceso y seguridad
Búsqueda y recuperación de documentos
Control de versiones
Indexación y clasificación
Auditoría de todos las acciones
Notas

¿Por qué es importante un sistema de gestión documental?

Muchas empresas no saben por qué la gestión documental es importante. En muchos casos hacen un mejor trabajo de gestión y seguridad con su material de oficina que con los documentos y archivos que son críticos para su negocio. Los documentos electrónicos son actualmente el alma de la empresa moderna, pero a menudo su gestión y seguridad se da por sentado. La gestión de documentos durante mucho tiempo ha sido ignorada por muchas empresas, aunque eso está cambiando rápidamente ya que es capaz de aportar mucho valor al resto de sistemas de gestión empresarial.

Un primer punto donde podemos ver la importancia de un sistema de gestión documental es en la ayuda que proporcionan para evitar incurrir en muchos gastos relacionados con la documentación. Las empresas incurren en estos gastos debido a:

El tiempo y el esfuerzo desperdiciado en la localización de los documentos. Este es mucho más alto de lo que cabría pensar. Investigaciones recientes han indicado que casi el 10% del tiempo de trabajo diario de un trabajador de oficina lo dedica a tratar de localizar la información y los documentos que necesita.
Esfuerzo redundante, que muchas veces se utiliza porque se cree que es más fácil recrear algo que tratar de encontrarlo.
El tiempo y el esfuerzo involucrado en determinar quién tiene la última versión de un documento, así como recuperarlo cuando varias versiones se sobrescriben entre sí.
El uso innecesario de dispositivos de almacenamiento de red y el ancho de banda de red que se utiliza debido a que los documentos están dispersos por todas partes de la empresa, en lugar de estar centralizados.

Además de la importancia de un sistema de gestión documental para minimizar estos gastos, también existen una serie de riesgos unidos al hecho de no utilizar un sistema de gestión de documentos. Sin un sistema de gestión documental:

La seguridad se aplica, a lo sumo, al azar, lo que provoca que se incurra en el riesgo de exponer información importante al escrutinio de personas potencialmente inapropiadas.
Los documentos críticos se almacenan (a menudo exclusivamente) en ordenadores portátiles que podrían ser perdidos, robados o dañados en cualquier momento.
Los documentos almacenados centralmente en unidades de red de Windows, una vez eliminados, no van a una papelera de reciclaje, como se cree comúnmente.
Simplemente desaparecen, y para recuperar uno eliminado por error, deben restaurarse lentamente las copias de seguridad, si tienes la suerte de hayan sido incluidos.
No existe ningún registro de auditoría para saber quién ha visto y/o editado un documento. Por lo tanto, es imposible controlar un proceso de negocio para descubrir errores o ineficiencias.

Considera los gastos y riesgos vistos arriba y piensa cómo se puede ver afectada tu empresa por no tener un plan en marcha para tener un sistema de gestión documental eficaz.

Conclusión

Las características y beneficios que vienen junto con la implementación de un sistema de gestión documental bien diseñado pueden afectar y mejorar la mayor parte de una organización.

Hacer caso omiso de esto en el clima empresarial competitivo de hoy en día es poco menos que irresponsable. Como has visto, el ahorro de costes y la seguridad que te proporciona un sistema de gestión documental ya son suficientes razones para implantar uno de estos sistemas en tu empresa. Si a esto añadimos la posibilidad de compartir la información con diferentes sedes o incluso con clientes, partners y proveedores a través de los modernos sistemas de gestión documental en la nube, las ventajas de su uso se convierten en imprescindibles.