Sistemas de información para empresas: qué son, tipos y ejemplos
Todas las empresas generan información.
Clientes, ventas, compras, facturas, inventario, proyectos, documentos, empleados o producción generan datos que deben registrarse, procesarse y utilizarse para trabajar y tomar decisiones.
El problema aparece cuando esa información queda repartida entre aplicaciones, hojas de cálculo, correos electrónicos y personas.
Un sistema de información empresarial organiza cómo se recopilan, procesan, almacenan y utilizan esos datos dentro de la organización.
Y no debemos confundirlo simplemente con un programa informático.
Un sistema de información combina personas, procesos, datos y tecnología para conseguir que la información llegue a quien la necesita y pueda utilizarse correctamente.
¿Qué es un sistema de información empresarial?
Un sistema de información es el conjunto de recursos y procedimientos que una organización utiliza para recopilar datos, procesarlos, almacenarlos y convertirlos en información útil.
La tecnología es una parte importante, pero no la única.
Podemos tener un ERP perfectamente instalado y seguir teniendo un mal sistema de información si los usuarios introducen datos incorrectamente, los procesos no están definidos o cada departamento mantiene información paralela.
Pensemos, por ejemplo, en un pedido.
Ventas lo registra, almacén necesita conocer qué debe preparar, compras puede tener que reponer existencias, administración deberá facturar y dirección querrá conocer el resultado de la operación.
El sistema de información determina cómo circulan esos datos entre las diferentes áreas y cómo se transforman en información útil para trabajar y decidir.
Datos e información no son exactamente lo mismo
Un dato puede ser una cantidad, una fecha, un precio o el código de un producto.
Cuando esos datos se organizan y se ponen en contexto obtenemos información.
Saber que quedan 27 unidades de un producto es un dato.
Saber que quedan 27 unidades, que vendemos aproximadamente 15 a la semana y que el proveedor tarda diez días en servir un pedido proporciona información que permite decidir cuándo comprar.
Una de las funciones de los sistemas de información es precisamente convertir los datos generados por la actividad diaria en información aprovechable.
Qué elementos forman un sistema de información
Un sistema empresarial no debería analizarse únicamente desde el punto de vista del software.
Los datos representan clientes, productos, operaciones, documentos y cualquier otra información necesaria para trabajar.
Las aplicaciones permiten registrar, procesar, relacionar y consultar esos datos.
La infraestructura tecnológica proporciona dispositivos, servidores, redes, almacenamiento y servicios cloud.
Los procesos definen qué debe ocurrir desde que se genera una información hasta que finaliza una operación.
Y las personas introducen datos, utilizan los sistemas y toman decisiones.
Si cualquiera de estos elementos falla, podemos terminar obteniendo información poco fiable aunque las aplicaciones funcionen técnicamente.
Tipos de sistemas de información en una empresa
No existe una única clasificación válida y, además, las plataformas actuales suelen combinar funciones que tradicionalmente pertenecían a sistemas diferentes.
Desde un punto de vista práctico podemos distinguir:
| Sistema | Información o procesos principales |
|---|---|
| Sistemas transaccionales | Pedidos, cobros, facturas, movimientos y operaciones diarias |
| ERP | Ventas, compras, inventario, facturación, producción, proyectos y otros procesos integrados |
| CRM | Clientes, oportunidades comerciales y actividad de ventas |
| Gestión documental | Documentos, versiones, permisos y flujos documentales |
| Business Intelligence | Indicadores, informes y análisis para la toma de decisiones |
| Sistemas especializados | Producción, logística, RR. HH., mantenimiento u otras funciones concretas |
Estas categorías no tienen por qué corresponder a seis aplicaciones independientes.
Un ERP puede incorporar CRM, proyectos, documentos o capacidades de análisis, mientras que una empresa puede mantener determinadas aplicaciones especializadas conectadas con un sistema central.
Sistemas transaccionales
Son los sistemas que registran las operaciones habituales de la empresa: ventas, pagos, recepciones de mercancía, facturas o movimientos de inventario.
Son especialmente importantes porque buena parte de la información utilizada posteriormente para analizar el negocio nace de estas operaciones.
Si los datos se registran incorrectamente en origen, los informes posteriores también serán incorrectos.
ERP: integrar diferentes procesos
Un ERP es uno de los ejemplos más completos de sistema de información empresarial.
Permite relacionar diferentes áreas sobre información compartida.
Una venta puede afectar al inventario, generar una necesidad de compra y terminar posteriormente en facturación sin que cada departamento tenga que volver a introducir los mismos datos.
La ventaja no está únicamente en disponer de muchas funcionalidades, sino en integrar procesos relacionados.
En nuestra guía sobre qué es un ERP y para qué sirve explicamos este modelo con más detalle.
CRM: información comercial y clientes
Un CRM se centra principalmente en la relación con clientes y potenciales clientes.
Permite registrar contactos, oportunidades, comunicaciones y actividad comercial para que la información de ventas no dependa de correos personales, anotaciones o de la memoria de cada comercial.
CRM y ERP pueden ser sistemas independientes o formar parte de una misma plataforma.
Lo importante es evitar duplicidades y determinar qué sistema debe mantener cada información.
Sistemas de gestión documental
Contratos, presupuestos, facturas, procedimientos y documentación técnica también forman parte de la información empresarial.
Un sistema documental permite organizar estos archivos, controlar versiones y permisos y relacionarlos con los procesos correspondientes.
Esto resulta especialmente útil cuando la información deja de ser manejable mediante carpetas compartidas y correos electrónicos.
Business Intelligence y análisis
Los sistemas operativos registran lo que ocurre. Las herramientas de Business Intelligence (BI) utilizan esos datos para analizarlos.
Pueden mostrar evolución de ventas, márgenes, inventario, costes u otros indicadores relevantes.
Pero un dashboard no corrige problemas de calidad de datos.
Si la información de origen está duplicada, incompleta o se mantiene de forma diferente entre departamentos, el sistema de análisis reproducirá esas inconsistencias.
Por eso la calidad de la información empieza mucho antes del informe final.
¿Una empresa necesita un único sistema de información?
No necesariamente.
Una empresa puede utilizar un ERP, Microsoft 365 para colaboración y documentos, una plataforma ecommerce y una aplicación especializada propia de su sector.
Esto no supone un problema mientras exista una arquitectura coherente.
Debemos saber qué sistema es responsable de cada dato, qué información debe compartirse y cómo se realizan las integraciones.
La dificultad aparece cuando cada departamento mantiene su propia versión de clientes, productos, pedidos o resultados.
Se crean entonces islas de información.
Por ejemplo, si ventas utiliza un CRM, almacén una aplicación independiente y administración otro programa sin integración, los empleados terminan trasladando manualmente los datos entre sistemas.
Esto genera duplicidades, errores, retrasos y cifras diferentes según la fuente consultada.
Resolverlo no significa obligatoriamente utilizar una única aplicación para todo. El objetivo es conectar los procesos que necesitan compartir información y establecer una fuente clara para cada dato.
Qué beneficios aporta un buen sistema de información
El principal beneficio es disponer de información fiable cuando se necesita.
Esto permite reducir tareas manuales, mejorar la coordinación entre departamentos y evitar mantener diferentes versiones de los mismos datos.
También facilita la automatización y proporciona mayor trazabilidad.
Si una operación queda correctamente registrada podemos conocer qué ha ocurrido, en qué estado se encuentra y qué otros procesos están relacionados.
Y cuando los datos son consistentes resulta mucho más sencillo crear informes e indicadores útiles para tomar decisiones.
La tecnología no garantiza información de calidad
Una empresa puede invertir mucho en software y continuar teniendo problemas con sus datos.
Implantar aplicaciones sin revisar cómo funcionan los procesos puede incluso aumentar la fragmentación.
También podemos disponer de un ERP muy completo y continuar utilizando hojas de cálculo paralelas porque la implantación no responde a las necesidades reales de los usuarios.
Por eso mejorar un sistema de información debería comenzar analizando cómo se genera y utiliza la información.
Necesitamos saber dónde están los datos, quién es responsable de ellos, qué aplicaciones los utilizan, dónde aparecen duplicidades y qué procesos continúan dependiendo de tareas manuales.
En muchos casos la solución consiste en simplificar e integrar, no en añadir más software.
Seguridad y continuidad también forman parte del sistema
La información empresarial debe estar disponible, pero también protegida.
Los sistemas necesitan controles de acceso que determinen quién puede consultar o modificar los datos.
También debemos mantener aplicaciones e infraestructura actualizadas, gestionar correctamente los permisos y disponer de copias de seguridad que permitan recuperar la información ante una incidencia.
Además, conviene identificar qué aplicaciones y datos son críticos.
No todos los sistemas necesitan el mismo nivel de disponibilidad, pero la empresa debería saber qué impacto tendría perder temporalmente cada uno.
Cómo mejorar los sistemas de información de una empresa
El primer paso no debería ser elegir una nueva aplicación.
Conviene analizar cómo trabaja actualmente la organización: qué sistemas utiliza cada departamento, dónde se duplica información, qué tareas se realizan manualmente y qué datos resulta difícil obtener.
A partir de ahí podemos decidir si necesitamos mejorar procesos, integrar aplicaciones existentes o implantar nuevas herramientas.
En nuestra guía sobre software de gestión para pymes analizamos las principales soluciones que pueden utilizarse para cubrir estas necesidades.
Sistemas de información: personas, procesos, datos y tecnología
Un sistema de información empresarial es mucho más que el programa que aparece en la pantalla de un usuario.
Combina personas, procesos, datos y tecnología para que la organización pueda trabajar y tomar decisiones.
ERP, CRM, gestión documental o Business Intelligence pueden formar parte de ese sistema.
Lo importante es que la información sea fiable, tenga un origen claro y pueda circular entre las áreas que la necesitan sin depender continuamente de procesos manuales.
Cuando una empresa acumula aplicaciones aisladas, hojas de cálculo y datos duplicados, añadir otra herramienta rara vez resuelve por sí solo el problema.
Primero debemos entender cómo debería circular la información y, después, decidir qué tecnología necesitamos para conseguirlo.
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